Sự ra đời của phần mềm HTKK do Tổng cục Thuế ban hành miễn phí không chỉ giúp cho kế toán thực hiện nghiệp vụ nhanh chóng, thuận tiện mà còn giúp quá trình làm việc được giảm tải những áp lực. Thế nhưng, nhiều kế toán vẫn còn gặp một số sự cố khi sử dụng phần mềm HTKK như báo lỗi không đúng định dạng, lỗi in ra không có dữ liệu, kết xuất xml bị lỗi,… Thông tin dưới đây sẽ nêu cách khắc phục các lỗi thường gặp khi sử dụng phần mềm HTKK dành cho những kế toán đang quan tâm.
1. Thông báo lỗi không đúng định dạng
– Tờ khai không đúng định dạng với XSD: cvc-pattern-valid: Value’0100691544005’ is not facet-valid with respect to pattern “([0-9]{10})(-[0-9]{3})? for type ‘TINType’. Lỗi này xảy ra do người nộp thuế kê khai sai nội dung trên hóa đơn, nguyên nhân thường gặp nhất là do gõ mã số thuế có dấu cách ở giữa hoặc ở cuối hoặc gõ mã số thuế chi nhánh bị thiếu dấu gạch ngang tách riêng 3 số cuối, do đó bạn chỉ cần sửa lại cho đúng và lưu lại là được.
– Tờ khai không đúng định dạng với XSD: Dữ liệu sai tại dòng: 445. Chi tiết: cvc-datatype-valid.1.2.1: ‘0.00’ is not a valid value for ‘integer’. Người nộp thuế gặp lỗi này khi nộp tờ khai báo cáo tài chính theo định dạng tờ khai XML. Để sửa lỗi này, kế toàn cần mở tờ khai bị lỗi bằng Notepad++, tìm tới dòng bị lỗi và sửa giá trị 0.00 thành 0 rồi lưu lại và nộp tờ khai.
2. Báo lỗi do dùng các phiên bản cũ hơn
Nếu bạn đang dùng phiên bản HTKK cũ hơn so với phiên bản HTKK mới nhất do tổng cục thuế phát hành, thì cần phải nâng cấp để tránh lỗi. Nhưng trước khi nâng cấp cần lưu lại các dữ liệu cũ tránh trường hợp sau khi nâng cấp dữ liệu bị lỗi như nhảy dòng, nhảy cột…
3. Lỗi tải không đúng mẫu định dạng Excel của HTKK
Bảng kê mua vào bị lỗi hiện ra nhiều cột hơn và các tiêu đề bị tràn xuống dòng nhiều hoặc tờ khai khi in ra bị trắng toát không hiện lên số. Cách khắc phục lỗi này đó là: Hãy dùng mẫu Excel bảng kê 01-1/GTGT và 01-2/GTGT để tải vào phần mềm HTKK.
4. Lỗi khi in ra không có dữ liệu
Trước khi cài đặt phần mềm HTKK mới nhất, có thể người sử dụng chưa gỡ bỏ những phiên bản HTKK cũ. Khắc phục: Kích chuột vào nút Start chọn Control Panel. Với hệ điều hành window XP chọn Add or Remove Programs. Chọn mục HTKK và kick nút Remove. Còn đối với Win 7 chọn Programs and Features. Chọn mục HTKK và kick nút Uninstall. Sau khi hoàn thành các bước trên, bạn chỉ cần cài lại phần mềm HTKK phiên bản mới nhất và in dữ liệu bình thường.
5. Lỗi phần mềm không kích hoạt
Khi người sử dụng mở phần mềm HTKK thì thấy không thể kích hoạt được hoặc chỉ thấy thể hiện có 1 dòng trắng. Nguyên nhân: Khi cài đặt hệ điều hành Windows chưa chuyển đổi định dạng kiểu ngày giờ của hệ thống theo chuẩn. Cách xử lý:
– Kích chuột vào nút Start chọn Control Panel / Date And Time / Time Zone
– Màn hình xuất hiện, ta chọn “(GMT+07:00) Bangkok, Hanoi, Jakata”.
6. Khi người sử dụng sửa lại số năm hiện tại nhưng không sửa được
Nguyên nhân: Lỗi này là do hệ thống ngày tháng máy tính của bạn bị sai lệch về thời gian không đúng với ngày tháng hiện tại. Nguyên nhân do sai lệch ngày tháng hệ thống, máy tính hết PIN, CMOS không lưu được cấu hình về ngày giờ.
Phân biệt hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in và hóa đơn đặt in
Tìm hiểu các hình thức xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn
Cách xử lý: Bạn cần sửa lại ngày tháng của hệ thống theo đúng với ngày tháng hiện tại bằng cách:
– Điều chỉnh lại ngày, tháng, năm cho đúng (trên thanh Taskbar hoặc vào Start / Settings / Control Panel / Date and time chỉnh đúng theo định dạng dd/MM/yyyy). Đối với máy tính nối mạng, khi logon vào máy bạn phải là người có quyền thay đổi cấu hình của hệ thống thì mới thay đổi được ngày giờ.
– Nếu lần sử dụng tiếp theo vẫn bị trường hợp như trên; nguyên nhân do Pin nuôi bộ nhớ trong (CMOS) của máy tính đã hết dẫn đến việc thay đổi ngày tháng và quay về năm sản xuất; vì vậy bạn hãy thay Pin CMOS cho máy tính và đổi lại ngày giờ sau đó khởi động lại máy tính là được.
